Quels sont les avantages d’un intranet ou d’une digital workplace ?

Posséder un intranet pour votre organisation est l’assurance d’avoir un réseau de communication interne fluide et performant. Partager les informations importantes avec vos collaborateurs, même lorsqu’ils sont en télétravail est essentiel pour une communication interne efficace. Découvrez quels sont les avantages d’un intranet moderne, la flexibilité et les possibilités de personnalisation d’une digital workplace.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau informatique interne à l’entreprise. Celui-ci permet d’optimiser les échanges d’informations au sein d’une organisation. Aujourd’hui, les logiciels intranet ont beaucoup évolué et ils sont également utilisés pour le travail collaboratif. Ils ne sont plus uniquement destinés aux très grandes entreprises et sont devenus incontournables pour tout type d’organisation.

Le principe est celui d’un réseau privé où l’accès est restreint aux utilisateurs qui ont un compte sur le réseau intranet. Cet accès peut se faire sur les postes de travail de l’entreprise, tout comme à distance pour les entreprises qui pratiquent le télétravail.

De nos jours, les intranets modernes sont hébergés sur un cloud sécurisé. Ils continuent un espace de travail commun où sont partagés :

• Les documents internes à l’entreprise ;
• Les projets en cours de réalisation ;
• Les applications ou les logiciels métiers, tels que l’ERP, le CRM, les logiciels de comptabilité, ou les chats et messageries internes.

La technologie web permet à tous les collaborateurs de l’entreprise d’accéder aux ressources indispensables à leur travail et de communiquer. L’offre en la matière est diversifiée. Il y a aussi bien des solutions standards ou des CMS que des intranets développés sur mesure.

L’intranet classique tend à se transformer en digital workplace. Cette plateforme constitue un véritable espace de travail numérique au cœur de votre SI. Elle rassemble tous les outils dont les collaborateurs ont besoin pour travailler avec une possibilité de personnaliser l’interface.

Pourquoi utiliser un intranet ou une digital workplace ?

Le recours à un intranet ou à une digital workplace a de nombreux avantages.

Les avantages de l’intranet pour les employés

L’accès à tous les outils métier et aux informations de l’entreprise de manière centralisée est d’une grande aide pour les employés. En effet, cette centralisation offre un accès aisé à toutes les ressources nécessaires.

De plus, les solutions intranet actuelles sont faciles à prendre en main, car elles fonctionnent de manière intuitive. Le stockage des documents, des informations et des applications intégrées se présente sous une forme visuelle attractive. Par ailleurs, il est possible de personnaliser les tableaux de bord de chaque employé selon les projets sur lesquels ils travaillent et leurs besoins individuels. Ainsi, l’utilisation de l’intranet représente un gain de temps pour chacun, puisque tout est rassemblé au même endroit.

Le concept de digital workplace offre des espaces de travail collaboratifs qui favorisent les interactions. Cela renforce l’efficacité et la cohésion des équipes. Dans ces environnements collaboratifs intégrés, les applications internes trouvent leur place. Microsoft Office 365 et Teams, Google Workplace, Trello, Slack peuvent s’imbriquer dans l’intranet et former un système global.

Le fait de tout avoir sous la main est source de satisfaction pour vos collaborateurs. Quant aux échanges, la transversalité du système les rend plus fréquents et les fluidifie, y compris entre les différents services. C’est un avantage pour accroître le sentiment d’appartenance à l’entreprise, et donc fidéliser les employés.

Les avantages de l’intranet pour la communication interne

La communication interne à l’entreprise est fortement améliorée et votre SI gagne en performance. L’engagement des employés augmente ainsi que leur productivité. Il est beaucoup plus facile de diffuser les informations à l’ensemble des équipes concernées. L’intranet devient social et source de cohésion. Il permet donc d’améliorer et valoriser la marque employeur, chantier majeur des entreprises pour fidéliser leurs talents et en attirer de nouveaux.

L’utilisation d’un système global permet de bénéficier de toutes les intégrations
modernes approuvées, mises à jour et testées en continu. Votre système d’information reste à la pointe de la technologie.

Les avantages de l’intranet pour l’entreprise

La sécurité des données est une préoccupation majeure. Or, grâce à un intranet basé sur le cloud, l’accès au système est restreint et les données parfaitement sécurisées. Par exemple, Cloudflare vous fait profiter de procédures de sécurité et d’outils pour vous protéger. Vos sites et vos applications web sont ainsi à l’abri des attaques et des pertes de données.

En outre, en choisissant un intranet sur le cloud, vous pourrez adopter une approche FinOps. Cette dernière vise une optimisation des coûts liés au stockage et vous guide vers une démarche Green IT.

De même, la connexion et la synchronisation des données des différents outils du SI sur un même système s’avère économique. Si celui-ci représente un gain de temps pour les employés, leur productivité est donc augmentée ainsi que la rentabilité de l’entreprise.

Les avantages de l’intranet pour les RH

La gestion centralisée facilite le travail des RH. D’un point de vue administratif, de nombreuses tâches sont simplifiées :

• Création de comptes ;
• Création de mots de passe ;
• Attribution de droits d’accès ;
• Consultation et modification des informations ;
• Gestion des différents types de documents.

C’est également le cas pour l’organisation d’évènements internes. Le partage de contenu par les collaborateurs sur l’intranet est aussi encouragé par l’interface. Ce type d’action tend à aider à la montée en compétences des employés. En effet, l’intranet peut favoriser la montée en compétence des employés en leur offrant un accès facile à des ressources de formation. Il permet aussi de partager leurs connaissances et leurs meilleures pratiques, ou de mettre à leur disposition des guides et des procédures internes à l’organisation.

Pourquoi développer un intranet sur mesure ?

Comme nous l’avons précisé, les intranets existent sous de nombreuses formes et pour différents types d’organisation. Néanmoins, adapter une solution standard aux besoins de l’entreprise ou avoir un système qui convient pleinement, c’est possible. Avec le développement sur mesure, Castelis peut réaliser un intranet totalement adapté à votre SI et à vos objectifs.

Quels sont les avantages d’un intranet sur mesure ?

• Le développement de fonctionnalités qui correspondent aux besoins réels de l’entreprise ;
• L’ajout de modules spécifiques à un intranet existant lorsque de nouvelles fonctions s’avèrent nécessaires ;
• L’intégration des outils du système d’information dans une interface unifiée ;
• La synchronisation en temps réel des informations entre les différents outils ;
• L’amélioration du partage de données entre les outils ou les secteurs d’un établissement.
• Le fait de bénéficier des meilleures solutions pour votre SI avec des technologies avancées.

Un intranet ou une digital workplace est désormais un outil de communication et de travail incontournable. Il permet d’unifier la communication interne de l’entreprise, de relier de manière pertinente les différents services et les collaborateurs et d’offrir les outils et applications métiers adaptés à chaque profession de l’entreprise.

Besoin de plus d’informations sur les outils web pour votre entreprise ou d’un développement web spécifique ? Contactez-nous, les experts développement sur mesure de Castelis sont à votre disposition.