Comment un ERP peut améliorer la qualité de l’entreprise ?

Les raisons pour lesquelles une entreprise souhaite s’équiper d’un ERP (Enterprise Resource Planning) sont nombreuses. Croissance, réorganisation, évolution du marché… En répondant aux besoins de tous les services de la société, le PGI (Progiciel de Gestion Intégré en français) permet de ne travailler que sur une seule plateforme. Centralisation des données, fluidification de la communication, simplification des démarches : les avantages sont considérables. Un outil de planification des ressources permet réellement d’améliorer la qualité et la performance au sein de votre entreprise. On vous explique comment dans cet article.

 

Pourquoi mettre en place une solution ERP ?

 

Pour profiter d’une centralisation des données

La mise en place d’un ERP dans votre entreprise vous permettra de faire un pont entre le front office et le back-office. Également appelé « front line », le front office désigne les départements au contact de la clientèle, tels que le service commercial ou marketing. À l’inverse, le back-office fait référence aux services d’appui ou « post-marché ». Ces fonctions support n’interagissent pas directement avec les clients, mais sont indispensables au bon fonctionnement de l’organisation (administration, finance, informatique…). Une transmission fluide et efficiente des données entre front office et back-office est donc primordiale. Ainsi, un ERP pourra se connecter avec :

• des outils de productivité ;
• des solutions d’e-commerce ;
• des applications d’engagement client.

La connectivité de toutes ces données permettra des analyses poussées de vos Key Indicator Performance (KPI) ou Indicateurs Clés de Performance (ICP) en français.

Pour bénéficier d’une solution personnalisée

Le principal avantage d’un Enterprise Resource Planning est l’utilisation d’un seul et même outil pour couvrir tous les besoins de l’entreprise. Pour ce faire, les ERP sont composés d’un tronc commun puis de plusieurs modules spécifiques pour les différents services (production, commerce, RH, comptabilité…).

Pour jouir d’un Outil d’Aide à la Décision (OAD)

Utiliser un ERP permet une interopérabilité entre les applications de tous les départements de l’entreprise (informatique, ventes, service client …). Cette connectivité permet de synthétiser l’ensemble des flux dans des tableaux de bord. Cette intelligence artificielle offre une meilleure visibilité des KPI (Key Indicator Performance) et facilite l’analyse des données. Le suivi des objectifs est alors grandement simplifié.

 

Comment un ERP peut améliorer l’ensemble de l’organisation ?

 

En offrant une solution multicanale

Un Enterprise Resource Planning permet de répondre à la fois aux besoins des points de vente “physiques” et des e-commerces. Aussi, une entreprise cumulant les deux activités pourra gérer ces deux canaux de vente, ainsi que les fonctions support, grâce à un seul outil. Ainsi, l’ensemble de l’organisation peut profiter des informations apportées par les différents points de contact pour optimiser la gestion de l’entreprise et la prise de décision au sein des services. Le progiciel permet par exemple :

• Aux responsables de magasins “physiques” de gérer le développement commercial et les questions RH (productivité, recrutement, formation…) ;
• Aux gestionnaires de la boutique en ligne d’enregistrer les opérations et les nouveaux contacts sur l’ERP ;
• Aux équipes logistiques ou production de traiter en temps réel les commandes ;
• Aux managers d’anticiper les périodes de forte activité et la quantité de ressources à prévoir…

 

En bonifiant votre politique de ressources humaines (RH)

Un ERP est un formidable allié dans la gestion de vos collaborateurs. De manière simple et rapide, vous pouvez rationaliser :

• la paie ;
• les recrutements ;
• le suivi des performances des salariés ;
• la gestion du temps.

Grâce à cette automatisation, vous avez une vision globale des activités de vos équipes. Ce pilotage en amont vous permet de mieux visualiser les disponibilités des collaborateurs par rapport à leurs compétences. Et donc de mieux organiser le staffing sur les différents projets.

Par ailleurs, grâce à la cartographie instantanée des ressources, un ERP fluidifie l’expression des besoins en ressources humaines entre les différents services et les équipes de recrutement. Cette fonctionnalité facilite donc la prise de décision quant à de nouvelles embauches.

Elle est donc particulièrement nécessaire pour les sociétés de services, chez qui la création de valeur dépend directement des talents qui réalisent les prestations pour les clients.

En permettant une gestion des projets en temps réel

Une des spécificités de l’Enterprise Resource Planning (ERP) est la mise à jour des data en temps réel. Cette fonctionnalité est un réel atout, surtout si votre société est implantée dans plusieurs locaux, villes ou pays. Elle évite les doubles saisies, les oublis, les pertes de données et les risques d’erreur. En outre, elle élimine les problèmes d’incompatibilité de formats entre différentes applications.

La mise à jour en temps réel permet également de gagner en réactivité : un industriel peut s’adapter à la demande immédiatement et produire en conséquence, en adaptant les ressources. Cette actualisation instantanée des informations offre un gain de temps considérable.

L’autre caractéristique de l’ERP indispensable dans la gestion de projet est sa dimension collaborative. En partageant les mêmes informations avec toutes les entités de l’entreprise, on s’assure une lisibilité plus claire de la situation et une meilleure prise de décision. Ainsi, l’utilisation d’un ERP réduirait en moyenne les coûts opérationnels de 23 % et les coûts administratifs de 22 %.

 

Quel est l’impact de l’implémentation des ERP sur les performances des organisations ?

 

Une organisation fluide

En automatisant vos tâches, vous optimisez les processus de votre entreprise. En limitant les interventions manuelles, vous évitez les risques d’erreurs et d’oublis. Votre organisation gagne ainsi en homogénéité et en qualité. La fiabilité des informations circulant dans l’entreprise augmente ce qui facilite les missions de chacun.

Par ailleurs, grâce à la gestion en temps réel, le travail collaboratif est nettement amélioré. Cette fonctionnalité vous offre une grande flexibilité. D’après le cabinet de conseil Panorama Consulting, 49 % des entreprises interrogées considèrent que l’ensemble des business process ont été améliorés avec l’utilisation d’un ERP au quotidien.

 

Une collaboration humaine accrue

L’implémentation d’un ERP favorise la circulation de l’information dans votre organisation. En intégrant les collaborateurs des différents services, ceux-ci se sentent davantage impliqués. La communication au sein de votre entreprise est alors fluidifiée, en interne comme en externe.

En facilitant le partage des données, on améliore les conditions du travail collaboratif. Cette coopération optimisée se répercute positivement sur les performances de votre organisation. Selon l’éditeur de logiciels Software Path, 24,73 % des entreprises utilisent un ERP pour augmenter leur productivité.

 

Une meilleure performance économique

L’Enterprise Resource Planning fait office de bras droit pour les dirigeants d’entreprise, responsables et chefs de projet. Utilisé comme outil d’aide à la décision (OAD), il leur permet de réaliser des prévisions fiables pour devancer leurs concurrents. Le module de gestion financière d’un ERP, ainsi que l’intégration des autres outils de l’organisation, impacte fortement les résultats d’une société, notamment grâce aux outils de gestion :

• des capitaux ;
• des actifs ;
• des écarts.

En augmentant les liquidités, en réduisant les risques de vols de marchandises, en analysant finement les coûts, en connectant les outils et logiciels entre eux et en automatisant les tâches redondantes et chronophages, les managers réalisent des économies substantielles.

Si votre organisation utilise différents outils, non mobiles et/ou aux fonctionnalités limitées, il est probablement temps d’opter pour un ERP. Cette solution de planification des ressources vous permettra, à coup sûr, d’améliorer la qualité et la performance de votre entreprise. Mais, attention, tous ne se valent pas. Il convient de bien le choisir en fonction de vos besoins, de la taille de votre société et de votre budget.

 

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